Stadt Langenhagen

Einmalig in Niedersachsen: Erweiterung des digitalen Serviceangebotes durch neue Abholstation

PIN-Code eintippen oder vom Handy scannen, dann den Fingerabdruck abgeben – schon öffnet sich das Schließfach, in dem der neue Personalausweis oder Reisepass liegt. Ab sofort können Langenhagenerinnen und Langenhagener ihre Personalausweise und Reisepässe rund um die Uhr am Rathaus abholen - dank des neuen und digitalen Abholterminals. Er befindet sich im Rathaus-Innenhof; direkt vor dem Gebäudeteil, in dem der Wartebereich des Bürgerbüros untergebracht ist.

„Mit dem neuen Abholautomaten für Personalausweise und andere Dokumente erweitern wir unser digitales Angebot und bieten mehr Service für unsere Kundinnen und Kunden", so Bürgermeister Mirko Heuer bei der Inbetriebnahme des neuen Terminals.

Für die Antragstellung müssen die Bürgerinnen und Bürger nach wie vor zu den Öffnungszeiten ins Bürgerbüro beziehungsweise zu den Verwaltungsstellen kommen. Dies ist notwendig, um die eindeutige Identifikation vorzunehmen.

„In Zeiten des Coronavirus ist es besonders deutlich geworden, wie wichtig die Digitalisierung und kontaktlose Abholung von Unterlagen ist“, ergänzt Eva Bender, zuständige Dezernentin bei der Stadt Langenhagen. Das Gerät funktioniert ohne weiteren zusätzlichen Besuch des Bürgerbüros und reduziert damit die persönlichen Kontakte. „Obendrein ist es losgelöst von den Öffnungszeiten: Die Abholstation ist rund um die Uhr geöffnet.“.

„Als in der Zeitschrift ‚Kommunal‘ im April 2019 über ein Pilotprojekt in Ludwigsburg berichtet wurde, habe ich kurz danach die Herstellerfirma kontaktiert und dann Mittel für eine Neuanschaffung in den Haushalt eingestellt. Die Pilotphase ist beendet und wir in Langenhagen haben das erste SmartTerminal in Niedersachen beziehungsweise in Norddeutschland“, berichtet Bürgermeister Mirko Heuer. „Bevor wir es in Betrieb genommen haben, haben wir natürlich ganz viele Probeläufe gemacht. Es ist aber nicht auszuschließen, dass gerade am Anfang doch mal ein Fingerabdruck nicht sofort erkannt, oder eine Benachrichtigungsmail nicht gleich zugestellt wird. Daher stellen wir für unsere ersten zehn Pilotkunden ein Glas Rathaushonig zusammen mit ihrem neuen Ausweisdokument in ihr Abholfach", so der Bürgermeister weiter.

Bislang ist nur die Abholung der Ausweisdokumente möglich. Nach einer Einführungsphase soll die Abholstation weitere Leistungen bieten. So können dann auch andere Dokumente wie zum Beispiel standesamtliche Urkunden im Fach liegen.

Wie funktioniert das System?

Bei Antragstellung der Ausweispapiere im Bürgerbüro entscheiden sich die Bürgerinnen und Bürger für die Abholung der Ausweisdokumente am Ausgabeterminal. Daraufhin wird ein Datensatz, bestehend aus Name, Geburtsdatum, Fingerabdruck des rechten Daumens und Kontaktdaten mit Mobilfunknummer oder E-Mail-Adresse, in einem webbasierten System gespeichert. Das System generiert außerdem eine Buchungsnummer.

Sobald die Ausweisdokumente aus der Bundesdruckerei beim Bürgerbüro eintreffen, legen jeweils zwei Mitarbeitende – im Vier-Augen-Prinzip – diese in den Terminal. Dafür legitimieren sich die Verwaltungsmitarbeitenden zunächst durch das Einlesen von zwei sogenannten Transponderkarten am Terminal. Danach scannen sie den Barcode mit der Buchungsnummer ein, woraufhin sich ein leeres Fach öffnet.

Mit dem Schließen der Fachtür wird automatisch eine SMS oder E-Mail an die Antragstellerin bzw. den Antragsteller versendet. Diese Nachricht informiert darüber, dass der Ausweis im Terminal zur Abholung bereit liegt. Zusätzlich enthält die Nachricht einen PIN- sowie einen Scan-Code, der wichtig für die Abholung ist. Ab dem Versenden der Nachricht liegen die Dokumente für sieben Kalendertage zur Abholung bereit.

Bei der Abholung zunächst den PIN-Code eingeben oder noch viel schneller, den Scan-Code z.B. vom Handy direkt einscannen. Anschließend nur noch den Daumen auf das Scanfeld legen und das Schließfach, in dem die Dokumente liegen, öffnet sich.