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Interessenbekundungsverfahren für das Stadtfest Langenhagen in den Jahren 2020 und 2021

Einleitung

Langenhagen ist eine junge Stadt mit über 700 Jahren Geschichte. Mit mehr als 56.000 Einwohnerinnen und Einwohnern zählt sie zu den 10 Prozent der größten Städte Deutschlands. Sie gehört zur Region Hannover und grenzt an den Norden der niedersächsischen Landeshauptstadt. Im Stadtzentrum finden sich Einkaufscenter, Marktplatz, Geschäfte aller Art und der Eichenpark, die grüne Lunge der Stadt. Langenhagen hat auch seine dörflichen Seiten mit einer Atmosphäre der Geborgenheit. Außerdem überzeugt die Stadt im Grünen durch ein abwechslungsreiches Freizeitangebot von Wasserwelt bis Pferderennbahn. Und auch die weite Welt rückt näher in Langenhagen – mit Flughafen und Anbindung an A2 und A7 (A352). Der Hauptbahnhof Hannover ist ebenfalls mit U-Bahn oder S-Bahn schnell erreicht.

Seit über 30 Jahren findet in der Fußgängerzone des Stadtzentrums das Stadtfest Langenhagen statt. Das Stadtfest wird meistens am 3. Wochenende im Juli durchgeführt. Die Stadt Langenhagen sucht Interessierte für die Ausrichtung des Stadtfestes in den Jahren 2020 und 2021.

Dem Veranstalter/den Veranstaltern werden an dem genannten Wochenende von Freitag bis Sonntag für die Durchführung des Stadtfestes folgende Flächen zur Verfügung gestellt:

Die Überlassung der Fußgängerzone im Stadtzentrum an Dritte zur Sondernutzung für Großveranstaltungen mit musikalischen Darbietungen erfolgt aufgrund der Lärmimmissionen nur einmal pro Jahr als seltenes Ereignis von maximal drei Tagen am Stück. Die Nutzungserlaubnis kann für bis zu zwei Jahre in Folge erteilt werden.

Die Anforderungen, Nutzungsbeschränkungen und Auflagen sind unter www.langenhagen.de/bewerbung-stadtfest einsehbar.
 

Es sind folgende Mindestanforderungen zu erfüllen:

  • Das Stadtfestes soll an drei Tagen (Freitagnachmittag/-abend, Samstag und Sonntag) durchgeführt werden.
    • Die Betriebszeiten können am Freitag frühestens ab 16.00 Uhr beginnen und enden in der Nacht von Freitag auf Samstag um 0.00 Uhr. Die Betriebszeiten am Samstag und Sonntag beginnen frühestens um 11.00 Uhr und enden in der Nacht von Samstag auf Sonntag um 01.00 Uhr. Am Sonntag endet die Betriebszeit um 22.00 Uhr. Der Alkoholausschank sowie der Verkauf von Speisen ist jeweils eine halbe Stunde vor Betriebszeitende einzustellen.
    • Gewünscht ist eine Gestaltung des Stadtfestes mit mindestens einer Bühne auf dem Marktplatz und einer Bühne im Innenhof des Rathauses.
    • Gewünscht ist eine vielfältige und abwechslungsreiche gastronomische Versorgung mit Speisen und Getränken.
    • Bei der Abgabe von Speisen und Getränken soll nur wiederverwendbares Geschirr, Besteck, und Mehrwegtrinkgefäße verwendet werden. Einweggeschirr, -besteck und -getränkebehältnisse soll nicht eingesetzt werden.
    • Schaustellergeschäfte sind zugelassen, sofern die Platzverhältnisse dies zulassen.
    • Es ist nur eine dem Stadtfest angepasste und zentral gesteuerte Hintergrundmusik zulässig.
    • Ein Bühnenprogramm muss organisiert werden. Wünschenswert beim Bühnenprogramm ist die Einbindung regionaler Künstler; gerne auch im Rahmen eines eigenen Programmpunktes.
    • Mit dem Aufbau auf dem Marktplatz darf am Donnerstag begonnen werden. Der Abbau auf dem Marktplatz muss bis Montag, 14.00 Uhr abgeschlossen sein.
    • Feuerwehrzufahrten und Rettungswege müssen stets freigehalten werden.
    • Die Absicherung des Stadtfestes muss durch geeignetes Sicherheitspersonal erfolgen.
    • Die Veranstaltung ist bei der GEMA anzumelden.
    • Sanitäreinrichtungen sind in ausreichender Anzahl und bedarfsgerechter Verteilung vorzuhalten; mindestens ein WC für Menschen mit Behinderung ist aufzustellen.
    • Der Veranstalter ist für die Versorgung der Stände mit Strom, Frisch- und Abwasser verantwortlich. Die Reinigung des Platzes sowie die Müllentsorgung sowie die Abschluss-reinigung sind sicherzustellen.
    • Der Veranstalter hat sämtliche notwendigen behördlichen Genehmigungen einzuholen und der Stadt durch Vorlage einer Kopie nachzuweisen. Die Stadt wird den Veranstalter dabei unterstützen.

      Näheres regeln die Hinweise und Vorgaben für Großveranstaltungen [Link]

 

Qualitätsanforderungen und Sicherheitsbestimmungen

Interessierte werden gebeten, eine entsprechende Bewerbung unter Vorlage

  • eines detaillierten baulichen Veranstaltungskonzeptes,
  • eines Zeitplanes für den Auf- und Abbau,
  • einer Stellplanskizze, bezogen auf die Platzfläche mit sämtlichen Aufbauten, einschließlich der Flucht- und Rettungswege und den Bewegungs- und Aufstellflächen der Feuerwehr,
  • eines Reinigungs- und Sanitärkonzeptes
  • eines Konzept für ein etwaiges Bühnenprogramm oder anderer Aktionen
  • eines Gestaltungsplanes (mit umfangreicher Dokumentation bezüglich des geplanten und beabsichtigten Erscheinungsbildes des Stadtfestes in digitaler Form
  • eines detaillierten Finanzierungsplanes und
  • Führungszeugnis, Gewerbezentralregisterauszug, Bescheinigung in Steuersachen, Gewerbeanmeldung (Veranstaltungsmanagement o.ä.)

vorzulegen.

Während der Veranstaltung sowie der Auf- und Abbauarbeiten ist der Erlaubnisbehörde eine verantwortliche Person als Ansprechpartner zu benennen.

Die für das Stadtfest nutzbare Fläche (Marktplatz ohne Ostpassage) beträgt ca. 2.100 qm.

Die Erhebung einer Miete für die Fläche ist nicht vorgesehen. (s.Pkt. 18 Hinweise und Vorgabe für Großveranstaltungen.

Die Werbung für das Stadtfest wird vom Veranstalter in Abstimmung mit der Stadt Langenhagen übernommen. Materialien (Werbeplakate, Anzeigen, Flyer usw.) sind spätestens zwei Arbeitstage vor Drucklegung oder Veröffentlichung vorzulegen. Die Stadt Langenhagen kann bei rechtzeitiger Übergabe der Vorlagen (digital) die Veranstaltung ebenfalls bewerben.
  

Bewerbungsverfahren

Die schriftliche Bewerbung ist bis zum 23. November 2019 in einem verschlossenen Umschlag an die folgende Adresse zu richten:

STADT LANGENHAGEn
Marketing und Kommunikation
Stichwort „Stadtfest 2020/2021“
Marktplatz 1
30853 Langenhagen

Der Umschlag ist außen mit den Absenderangaben und der Angabe „Bewerbung für das Stadtfest Langenhagen in den Jahren 2020 und 2021“ zu versehen.

Eingehende Bewerbungen werden mit Eingangsvermerk ungeöffnet unter Verschluss genommen, in nichtöffentlicher Eröffnungsverhandlung geöffnet und gemäß einer Bewertungsmatrix bewertet, sofern die formellen Mindestvoraussetzungen erfüllt sind. Die Entscheidung erfolgt am 26.11.2019

Es dient einer schnelleren und effektiveren Auswertung Ihrer eingereichten Bewerbungsunterlagen, wenn die in Ihrem Konzept enthaltenen Zulassungsunterlagen und Bewerbungskriterien eindeutig gekennzeichnet sind.

Ratsam erscheint es, wenn Sie zum einen die Nummerierung der nachstehenden Bewerbungskriterien verwenden, als auch diese im Inhaltsverzeichnis Ihres Konzeptes angeben.

Bewerberinnen und Bewerber, die Bewerbungsunterlagen nicht vollständig einreichen, werden vom Bewertungsverfahren ausgeschlossen.
 

Entscheidungsrelevante, wesentliche Voraussetzungen

Für die Auswahl der Bewerbung ist noch nicht erforderlich, dass bereits alle Unterlagen vorliegen, die zur Prüfung der durchzuführenden Veranstaltung erforderlich sind. Es muss jedoch erkennbar sein, dass die entscheidungsrelevanten, wesentlichen Voraussetzungen eingehalten werden, ohne dass dadurch die wirtschaftliche Durchführung gefährdet erscheint. Aus diesem Grund erfolgt auch eine Vorprüfung der finanziellen Leistungsfähigkeit und damit der Zuverlässigkeit des Interessenten.

Berücksichtigt werden nur Interessenbekundungen, die folgende entscheidungsrelevante, wesentliche Voraussetzungen erfüllen:

  1. Form- und fristgerechter Eingang der Interessenbekundung bis einschließlich 23.11.2019
  2. Vollständiger Name und Adresse des Interessenten, bei juristischen Personen auch des Vertreters
  3. Keine Doppelbewerbung
  4. Angabe von Datum/Dauer der Veranstaltung
  5. Beschreibung der Veranstaltung (wesentliche Angebote und Aufbauten), Benennung der dazu vorgesehenen Sondernutzungsflächen, Stellplanskizze
  6. Vorlage einer Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes für alle Steuernummern, bei juristischen Personen auch für den Vertreter

Als Doppelbewerbung gelten – auch, wenn im Übrigen unterschiedliche Veranstaltungsbeschreibungen vorgelegt werden –

  • mehrfache Bewerbungen einer Einzelperson, juristischen Person oder Personengesellschaft
  • die Bewerbung einer juristischen Person oder Personengesellschaft, wenn deren beherrschender Gesellschafter oder Geschäftsführer sich auch persönlich beworben hat
  • die persönliche Bewerbung eines beherrschenden Gesellschafters oder Geschäftsführers einer juristischen Person oder Personengesellschaft, wenn diese sich ebenfalls beworben hat.

Gehen Doppelbewerbungen ein, werden diese für die Entscheidung nach Wertungsmerkmalen als eine Bewerbung zusammengefasst.
 

Auswahl der Bewerbungen

Zur Teilnahme an der Bewerbung um die Durchführung des Stadtfestes, ist es nicht erforderlich, dass bereits alle Unterlagen ausführlich und detailliert vorliegen. Es muss aber erkennbar sein, ob sich die Planung dem Grunde nach für die Veranstaltung eignet und wesentliche Nutzungsvorgaben eingehalten werden. Anhand der Unterlagen muss auch eine Vorprüfung der finanziellen Leistungsfähigkeit, der Erfahrung in der Durchführung vergleichbarer Veranstaltungen und der Zuverlässigkeit des Interessenten möglich sein.
  

Bewertungsmatrix

Bewertungskriterien in qualitativer und logistischer Hinsicht: Präsentation, Gestaltung, Waren, Auf- und Abbau, Ver- und Entsorgung, Werbung, Überwachung

 

No.

Bewertung:
Kriterien

Gewichtung
Faktor 1 - 6

 Bezug

Punkte
(0 bis 5)

Punktwert (berechnet)

1.

Präsentation,   Aussagefähigkeit

3

Aufmachung und   Detailliertheit der Bewerbung und eingereichten Konzepte

 

max. 15

2.

Referenzen,   bisherige Erfahrungen

5

Erfahrungen mit der   Organisation von Veranstaltungen, insbesondere von Stadtfesten

 

max. 25

3.

Anordnung der   Aufbauten und Gestaltung des Festgeländes

6

Einheitliche   Gestaltung, Verplanung der Fläche, Innen und Außendekorationen,

 

max. 30

4.

Gastronomie- und   Warenangebot, Branchenmix

6

Angebot hochwertiger   Erzeugnisse und Food-Produkte, dosierte Anzahl an gastronomischen Händlerinnen   und Händlern, Produktvielfalt und Qualität des Gesamtangebots

 

max. 30

5.

Aktionen

6

Bewertung der   geplanten Aktionen, kulturelles Angebot, Bühnenprogramm, soziales Sponsoring

 

max. 30

6.

Versorgungslogistik

(Strom, Wasser) -

4

Berücksichtigung der   logistischen Voraussetzungen

 

max. 20

7.

Qualitätssicherung,   Verkehrssicherung

6

Überwachung der   Nutzung und Nutzungsqualität, Sicherheit und Unfallverhütung

 

max. 30

 

Der maximal erreichbare Punktwert beträgt 180.
  

Zulassungsvoraussetzungen

vorhanden

Bemerkung

Detailliertes   bauliches Veranstaltungskonzept

ja/nein

 

Zeitplan für den Auf-   und Abbau

ja/nein

 

Lageplan (mit   Aufbauten, Flucht- und Rettungswagen, den Bewegungs- und Aufstellflächen der   Feuerwehr)

ja/nein

 

Reinigungs- und   Sanitärkonzept

ja/nein

 

Gestaltungsplan

ja/nein

 

 

 

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